一、傳統辦公模式的困境與變革需求
傳統辦公模式的局限性
在傳統辦公模式中，紙質文件的大量使用不僅浪費資源，還容易造成文件丟失和管理困難。據統計，企業每年在紙質文件的打印、存儲和管理上耗費大量成本。同時，面對面會議雖然能夠提供直接的交流，但也受到時間和空間的限制，導致溝通效率低下。例如，當團隊成員分布在不同地區時，差旅成本和時間成本都會大幅增加。
此外，傳統辦公模式下，信息傳遞不及時，容易出現信息孤島。部門之間的溝通往往依賴于郵件或口頭傳達，信息的準確性和及時性難以保證。這不僅影響工作效率，還可能導致決策失誤。
數字化轉型浪潮下的挑戰
在當前數字化轉型浪潮下，企業面臨著諸多挑戰。一方面，市場競爭日益激烈，企業需要不斷提高運營效率和創新能力，以滿足客戶不斷變化的需求。另一方面，隨著信息技術的飛速發展，員工對辦公工具的要求也越來越高。他們希望能夠隨時隨地訪問工作資源，實現高效協作。
變革需求
為了應對這些挑戰，企業迫切需要進行辦公模式的變革。數字化辦公工具的引入成為必然選擇。通過數字化辦公軟件，企業可以實現文件的在線管理、實時協作和遠程辦公，打破時間和空間的限制，提高工作效率。同時，數字化辦公還可以幫助企業降低成本，提高信息安全性，提升企業的競爭力。
二、數字化辦公工具的優勢
（一）提高辦公效率
數字化協同辦公能夠極大地提高辦公效率。信息的快速傳遞和共享使得員工可以隨時隨地訪問和處理文件，不再受傳統辦公環境和時間的限制。例如，通過數字化辦公軟件，員工可以在出差途中使用手機或平板電腦查看和編輯文件，及時處理工作任務。自動化處理技術如自動化報表生成、自動化審批流程等，進一步減輕了人力負擔。以某企業為例，引入數字化辦公工具后，審批流程時間縮短了 50%，大大提高了工作效率。員工能夠將更多的時間和精力投入到更具創造性的工作內容中，為企業創造更大的價值。
（二）降低運營成本
數字化協同辦公在降低運營成本方面具有顯著優勢。首先，它減少了紙張的使用，實現了辦公無紙化。據統計，一家中型企業每年可節省紙張費用數萬元。其次，通過遠程辦公和在線協作，企業可以節省辦公空間成本，減少租金和水電費用。此外，數字化辦公降低了溝通成本，員工之間的信息交流更加便捷和高效。例如，通過即時通訊工具，員工可以快速溝通，避免了長時間的電話溝通或面對面會議，節省了時間和成本。
（三）增強團隊協作
數字化協同辦公提供了豐富的團隊協作工具，打破了部門壁壘，增強了團隊協作。在線文檔編輯、項目管理軟件、即時通訊平臺等工具使得員工能夠實時共享信息、文檔和項目進度，形成無縫對接的工作流。例如，在一個項目中，不同部門的員工可以通過在線文檔編輯工具共同編輯項目方案，實時交流意見，提高了工作效率。同時，這些工具還提供了直觀的員工信息展示和通訊錄功能，方便員工之間的交流和溝通。
（四）數據驅動決策
數字化協同辦公平臺的數據分析工具對企業決策至關重要。平臺可以收集、整理和分析企業運營過程中產生的各類數據，將大量的數據轉化為可理解和可操作的信息。通過數據分析，企業可以更加精準地了解市場動態、客戶需求和內部運營狀況，從而做出更加科學、合理的決策。例如，通過對銷售數據的分析，企業可以了解產品的銷售趨勢和客戶需求，調整產品策略，提高市場競爭力。
（五）促進企業文化建設
數字化協同辦公平臺在企業文化建設和人才培養方面發揮著重要作用。企業可以在平臺上推廣和實踐企業文化，加強員工歸屬感和凝聚力。例如，通過平臺發布企業新聞、文化活動等信息，讓員工更好地了解企業的價值觀和文化內涵。同時，線上培訓、知識分享等功能模塊為企業提供了一種全新的學習與發展方式，助力員工技能升級和知識更新。
（六）提升信息安全
數字化協同辦公通過加密存儲和權限控制等技術提升了信息的安全性。只有授權人員才能訪問和處理文件，有效防止了信息的泄露和濫用。例如，采用生物識別技術、數據加密等手段，確保敏感信息的安全。此外，數字化協同辦公還可以實現文件的去中心化存儲和處理，進一步確保文件的安全性和可靠性。
三、熱門數字化辦公工具介紹
（一）釘釘
釘釘是一種工作方式，專為中國企業和組織打造的工作商務溝通協同平臺。釘釘的平臺是開放的，基礎應用完全免費，能滿足企業日常運營需求。同時，它有來自第三方的應用，擴大了企業的應用需求。釘釘不僅能讓企業的數據及時沉淀下來，還具有特色功能，如消息的已讀未讀提示，讓用戶一目了然對方是否查看了消息；消息撤回功能，避免手快發錯消息的尷尬；強大的 DING 一下功能，確保消息傳達，對于未讀人員自動打電話和發短信提醒查看消息。此外，釘釘還提供免費電話功能，實現免費、高質量的多方通話；審批功能，讓企業員工輕松提交申請，管理人員及時批示；公告功能，以消息形式提醒企業全體員工，未讀人員可轉換為 DING 一下方式提醒查看；員工日志功能，方便匯總查看。釘釘有哪些領先功能：
即時通訊解決方案支持單聊和群聊，消息已讀未讀的展示；緊急事項可通過應用內、電話、短信等發送 DING 消息提醒；群 2.0，支持跨組織建立群聊并協同，群成員實名展示身份和職位，離職即退群。
專業音視頻服務釘釘會議，提供安全、穩定、流暢的視頻會議服務，可使用手機、Pad、電腦或會議室設備快速接入，讓遠程會議如面對面溝通；釘釘直播，支持日程預約、直播卡片、吊頂推送、多群聯播等呈現方式，開啟企業直播新方式；智能辦公電話，用手機替代座機，無需安裝與部署，為企業提供專業的商務電話與熱線服務。
協同辦公平臺構建涵蓋文檔、釘閃會、Teambition、表格、白板、腦圖、知識庫等能力的產品矩陣，幫助個人和組織提升數字生產力。
免費 OA 辦公系統通訊錄支持導入企業組織架構，統一管理，員工可隨時隨地安全溝通；提供考勤、簽到、審批、請假、報銷等一站式 OA 應用，支持自定義接入，實現智能移動辦公；跨組織審批，幫助企業和業務伙伴更好地溝通、協作。
在線上課全套解決方案老師隨時隨地在線教學，與學生連麥互動，視頻課程支持反復觀看；可通過家校本布置功課，鞏固課堂知識；家校群備份助手，方便管理記錄學習資料。
企業服務頻道“釘選”提供極致性價比、平臺嚴選、服務有保障的企業服務，一站式滿足企業不同成長階段需求。
盤釘郵讓辦公更便利釘盤 - 企業云盤，云端安全共享，一個釘盤全搞定；釘郵 - 企業郵箱，與聊天完美融合，支持各類企業郵箱及個人郵箱。
銀行級安全服務集成阿里巴巴集團十多年沉淀的網絡安全攻防能力，采用銀行級加密技術，支持第三方加密，讓安全更進一步。
數字化商務人脈管理功能數字化活名片，永不過期，真實可信，百人互換名片只需 3 秒；智能人脈管理，智能分類整理，輕松找人；人脈共享，在組織內共享商務人脈，沉淀商務資產。
更多功能與服務支持手機電腦端消息同步，隨時隨地輕松工作。數字化專家服務，上門/遠程提供 1 對 1 免費指導，助力企業數字化。
（二）企業微信
企業微信是團隊為企業打造的企業通訊與辦公工具。與微信一致的溝通體驗，全方位連接，日程、會議、文檔、盤等效率工具，靈活易用的 OA 應用，助力企業高效溝通與管理。企業微信靠與微信連接互通，在營銷和溝通方面具有顯著優勢。經過認證的企業微信，其下的員工可添加好友達 2w 人；朋友圈功能并不會因為具有營銷屬性而受到流量的限制。企業微信自帶歡迎語、關鍵詞回復、打標簽功能，能為幫助企業建立起客戶的好感度，從而能在后期更好地沉淀用戶的數據，形成獨屬企業的用戶畫像。企業微信可以接入第三方服務商，如語鸚企服增長工具箱，彌補企業微信尚未開發的功能，形成合力，達到更好的營銷效果和更多樣的玩法。企業微信自帶的品牌背書，在員工接觸客戶的第一刻，就無形中通過公開的認證的身份給予客戶信任的力量。企業微信背靠微信，具有與微信互通的強大優勢，既能承接打通微信的 12 億用戶，同時還能實現不會屏蔽壓縮的朋友圈營銷優勢，最近，更是打通了視頻號入口，形成完美承接微信的營銷生態。企業微信自帶的功能，非常適合私域運營，結合一些第三方工具的使用，實現定時定點直接觸達客戶的效果。最后，企業微信支持對員工進行會話存檔，為企業營銷的合法合規提供了保障。
（三）飛書
飛書是一款協作辦公產品，具有無縫協作、有效溝通、高效協同的特點。它將即時溝通、日歷、在線文檔、云盤和工作臺深度整合，通過開放兼容的平臺，讓成員在一處即可實現高效的溝通和流暢的協作，全方位提升企業效率。飛書注重團隊協同，如文檔協作功能，不僅是多人協同編輯，更是能促進團隊成員思維碰撞。飛書設計初始就為移動而生，具有良好的跨設備體驗。飛書文檔具有思維筆記、多維表格、雙向鏈接等新功能，用戶可以在飛書思維筆記上直接評論、批注，邀請同事一起協作辦公；多維表格可以把信息更加結構化地組織起來，并且有多種視圖，能夠更清晰地表達數據之間的關聯關系，輔助各種場景；如果引用了多個其他文檔，系統會自動建立文檔間的雙向鏈接關系，通過生成網狀關系圖，幫助用戶更好地找到相關文檔。飛書里面的各種 bot 也給用戶帶來很多便利，比如云文檔助手，會在有人分享用戶寫的文檔或點贊時提醒用戶，給用戶帶來成就感。飛書還激發了用戶的創造感，用戶可以用飛書文檔寫博客、記錄業務思考，文檔的傳播讓用戶覺得作為員工給團隊創造了價值。
（四）其他辦公軟件推薦
移動辦公 APP 有很多選擇，如騰訊微云提供企業級云存儲服務，方便文件的上傳、下載和共享；騰訊會議支持隨時隨地發起和參與會議，可容納 300 位同事同時參會，操作方便，高清流暢；Microsoft PowerPoint 是強大的演示文稿制作軟件，幫助用戶制作精美的演示文稿。Excel 辦公軟件則在數據分析和表格處理方面表現出色。
粵企云辦公助力國資國企數字化轉型，提供一體化辦公解決方案，具體功能包括但不限于文件管理、流程審批、即時通訊等，幫助企業提高運營效率，降低成本。
四款數字化時代辦公利器：
堅果云作為專業網盤產品，以文件自動同步、共享和備份功能實現智能文件管理，滿足個人和企業/團隊用戶高效數據管理需求，提供豐富的版本控制和權限管理功能，確保數據安全和私密性。
布丁掃描能將照片、紙質文檔、板書、試卷、證件照等一鍵掃描成電子文件，具有高度自動化和智能化特點，確保掃描文檔清晰無失真，保留原始文件細節和色彩，還支持自動裁邊、矯正處理圖像、加水印、導出多種文檔和圖片格式等功能。
知犀是高效的全平臺思維導圖和思維圖示軟件，為用戶提供理思路、記靈感、做規劃和寫筆記的工具，支持多端云同步，節點無限制，提供免費思維導圖模板，可導出多種格式文檔，支持分享鏈接等功能。
作為遠程控制電腦手機連接軟件，支持跨平臺協同操作，采用端對端加密技術，確保遠程訪問安全可靠，無論是遠程辦公、協助運維還是技術支持，都能提供穩定流暢的遠程連接體驗。
好用的網上辦公軟件，如 WPS Office 涵蓋文字處理、表格制作和演示文稿三大功能，強大的模板庫和云端同步功能讓用戶隨時隨地辦公；掃描全能王智能化掃描，支持多種文件格式，提取和識別功能方便文件管理與分類；釘釘如前文所述，具有豐富的功能和優勢。
協同辦公 app 有釘釘、智辦公、極致辦公、噠咔辦公、全程云辦公等。這些 app 各有特點，如釘釘功能全面，智辦公可能在某些特定領域有獨特優勢，極致辦公可能注重用戶體驗的極致化，噠咔辦公和全程云辦公也分別在不同方面為企業提供協同辦公解決方案。
在線辦公軟件還有石墨文檔，以簡潔的界面和實時協作功能受到用戶喜愛；Worktile 是高效的項目管理和團隊協作工具，提供任務管理、文件共享、進度跟蹤等多種功能；office online 是微軟推出的在線辦公套件，方便用戶在沒有安裝 Office 軟件的情況下進行文檔編輯等操作；kodexplorer 提供文件管理和團隊協作功能；Tower 專注于項目管理和團隊溝通；企業微信和今目標也在企業辦公領域發揮著重要作用。
四、企業如何挑選數字化辦公工
根據不同需求挑選數字化辦公工具的重要性
在數字化轉型的浪潮中，企業選擇合適的數字化辦公工具至關重要。不同的企業有著不同的業務特點和需求，只有根據自身情況進行挑選，才能充分發揮數字化辦公工具的優勢，提高企業的運營效率和競爭力。
場景數字化辦公、定制化要求高的企業
對于場景數字化辦公、定制化要求高的企業，可以考慮釘釘。釘釘打造了一個企業數字化轉型入口，為企業提供二次開發的低代碼平臺，包容第三方應用的接入，滿足各種解決方案的定制能力。例如服務于園區的釘工牌解決方案，打通并滿足了園區內員工通行、就餐、會議、物品領用、住宿等需求。背后有阿里云的支撐，能覆蓋多行業，為企業提供豐富的定制化選擇。
注重營銷和溝通便捷的企業
注重營銷和溝通便捷的企業可以選擇企業微信。企業微信最大的優勢是靠與微信的連接互通，對于需要與大量外部客戶溝通的企業崗位，如銷售、客服，通過企業微信進行營銷活動，建立私域流量、開展客戶服務再合適不過。經過認證的企業微信，其下的員工可添加好友達 2w 人；朋友圈功能并不會因為具有營銷屬性而受到流量的限制。自帶歡迎語、關鍵詞回復、打標簽功能，能為幫助企業建立起客戶的好感度，從而能在后期更好地沉淀用戶的數據，形成獨屬企業的用戶畫像。還可以接入第三方服務商，彌補企業微信尚未開發的功能，形成合力，達到更好的營銷效果和更多樣的玩法。
注重團隊協作的企業
注重團隊協作的企業可以考慮飛書。飛書將即時溝通、日歷、在線文檔、云盤和工作臺深度整合，注重團隊協同。如文檔協作功能，不僅是多人協同編輯，更是能促進團隊成員思維碰撞。設計初始就為移動而生，具有良好的跨設備體驗。飛書文檔具有思維筆記、多維表格、雙向鏈接等新功能，用戶可以在飛書思維筆記上直接評論、批注，邀請同事一起協作辦公；多維表格可以把信息更加結構化地組織起來，并且有多種視圖，能夠更清晰地表達數據之間的關聯關系，輔助各種場景；如果引用了多個其他文檔，系統會自動建立文檔間的雙向鏈接關系，通過生成網狀關系圖，幫助用戶更好地找到相關文檔。里面的各種 bot 也給用戶帶來很多便利。
其他需求的企業
對于需要移動辦公的企業，可以選擇騰訊微云提供企業級云存儲服務，方便文件的上傳、下載和共享；騰訊會議支持隨時隨地發起和參與會議，可容納 300 位同事同時參會，操作方便，高清流暢；Microsoft PowerPoint 是強大的演示文稿制作軟件，幫助用戶制作精美的演示文稿。Excel 辦公軟件則在數據分析和表格處理方面表現出色。
對于國資國企數字化轉型需求的企業，可以選擇粵企云辦公，提供一體化辦公解決方案，具體功能包括但不限于文件管理、流程審批、即時通訊等，幫助企業提高運營效率，降低成本。
對于需要智能文件管理的企業，可以選擇堅果云，以文件自動同步、共享和備份功能實現智能文件管理，滿足個人和企業/團隊用戶高效數據管理需求，提供豐富的版本控制和權限管理功能，確保數據安全和私密性。
對于需要掃描功能的企業，可以選擇布丁掃描，能將照片、紙質文檔、板書、試卷、證件照等一鍵掃描成電子文件，具有高度自動化和智能化特點，確保掃描文檔清晰無失真，保留原始文件細節和色彩，還支持自動裁邊、矯正處理圖像、加水印、導出多種文檔和圖片格式等功能。
對于需要思維導圖和思維圖示軟件的企業，可以選擇知犀，為用戶提供理思路、記靈感、做規劃和寫筆記的工具，支持多端云同步，節點無限制，提供免費思維導圖模板，可導出多種格式文檔，支持分享鏈接等功能。
對于需要遠程控制電腦手機連接軟件的企業，可以選擇 Todesk，支持跨平臺協同操作，采用端對端加密技術，確保遠程訪問安全可靠，無論是遠程辦公、協助運維還是技術支持，都能提供穩定流暢的遠程連接體驗。
對于需要文字處理、表格制作和演示文稿功能的企業，可以選擇 WPS Office，強大的模板庫和云端同步功能讓用戶隨時隨地辦公；掃描全能王智能化掃描，支持多種文件格式，提取和識別功能方便文件管理與分類。
對于需要簡潔的界面和實時協作功能的企業，可以選擇石墨文檔；對于需要高效的項目管理和團隊協作工具的企業，可以選擇 Worktile，提供任務管理、文件共享、進度跟蹤等多種功能；對于需要在沒有安裝 Office 軟件的情況下進行文檔編輯等操作的企業，可以選擇 office online；對于需要文件管理和團隊協作功能的企業，可以選擇 kodexplorer；對于專注于項目管理和團隊溝通的企業，可以選擇 Tower；對于企業辦公領域的企業，可以選擇企業微信和今目標。
總之，企業在挑選數字化辦公工具時，要根據自身的需求和特點，綜合考慮各種因素，選擇最適合自己的數字化辦公工具，以實現企業的高效運營和可持續發展。
五、未來展望
數字化協同辦公的發展趨勢
智能化
隨著人工智能技術的不斷發展，協同辦公系統將逐步融入更多 AI 元素。例如，智能推薦系統可以根據用戶的使用習慣和工作需求，自動推薦合適的工具和功能。根據搜索素材顯示，AI 能夠在字處理軟件中實現文稿智能生成、智慧編輯和智能助手等功能，如微軟的 Copilot 可根據主題大綱起草文稿、增強現有文檔并提供新穎創意。釘釘、百度、阿里等也紛紛接入大模型，喚醒多項數智文稿能力，讓用戶通過輸入指令生成文字、圖片、海報等內容，全面提升辦公效率。此外，AI 還能解決基本的排版、美化問題，將重復性機械工作自動化，讓用戶聚焦內容創作。
集成化
未來的協同辦公系統將更加注重與其他企業軟件的集成能力。如 CRM、ERP 等軟件，實現一站式管理。素材提到，協同辦公系統正朝著智能化、集成化、云端化的方向發展，集成化趨勢將為決策者提供更全面、具體、科學的數據支持。例如，數字化協同辦公未來發展方向之一是將不同的軟件和應用程序集成到一個統一的協同平臺上，實現數據流通更加順暢，簡化協作流程，提高工作效率。
云端化
云計算技術的不斷成熟和普及，將促使越來越多的協同辦公系統遷移到云端。云端辦公軟件市場前景廣闊，據搜索素材顯示，2023 年全球云辦公軟件市場銷售額達到了一定規模，預計未來幾年將繼續保持增長。云端化有助于降低企業的 IT 成本，提高系統的可擴展性和靈活性。員工可以在任何時間、任何地點，只要有互聯網連接，就可以訪問和使用辦公工具和文件，實現遠程辦公和移動辦公。
企業未來辦公模式的發展方向
未來企業辦公模式將更加靈活、高效和智能化。隨著移動設備的普及和 5G 技術的發展，辦公將不再局限于傳統的辦公室空間，移動辦公將成為常態。員工可以通過手機、平板電腦等移動設備隨時隨地處理工作任務，實現真正的移動辦公。同時，智能化的協同辦公系統將為企業提供更加個性化的服務，根據員工的工作習慣和偏好智能推薦相關文檔、任務或會議，提高工作效率。此外，企業將更加注重數據安全與隱私保護，采用更加先進的加密技術和訪問控制機制，確保企業數據在傳輸和存儲過程中的安全性。未來，企業辦公模式將朝著數字化、智能化、集成化和云端化的方向不斷發展，為企業的高效運營和可持續發展提供有力支持。