一、辦公軟件發展新趨勢
隨著人工智能技術的不斷發展，辦公軟件正迎來全新的發展機遇。當前，辦公軟件在 AIGC 技術推動下呈現出諸多新方向。
融合 AI 正逐漸成為辦公軟件的標配。以金山辦公為例，旗下的 WPS Office 積極引入 AI 技術，推出了 WPS AI，為用戶提供 AIGC、Copilot、Insight 三方面全新的產品體驗。通過 WPS AI，用戶可以實現文稿智能生成，根據提綱創建初稿或根據其他文件草擬文檔，并能根據需求自由編輯和調整。文稿智慧編輯功能則可以讓用戶通過簡潔指令，對現有文檔進行增減內容、歸納總結、重寫改寫等操作，使其更加簡潔可讀，還能調整行文風格。此外，文稿智能助手功能帶來更豐富的人機交互體驗，用戶可以通過自然語言與智能助手交流，獲取字處理軟件使用建議和文稿優化方案。
微軟推出的 Microsoft 365 Copilot 同樣引領了辦公軟件的新潮流。它將大型語言模型的優勢與業務數據和 Microsoft 365 應用相結合，實現了文稿“從無到有，由繁至精”的智能化革新。用戶可以在 Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams 等軟件中通過自然語言下達指令，軟件自動呈現反饋初稿，極大提高了辦公效率。
Adobe 推出生成式 AI 模型集 Firefly，在設計創作方面展示出強大能力。它可以根據用戶提示詞自動生成圖像、進行圖像填充、實現文字效果等，有望提高設計創作效率，降低用戶門檻，改變創意設計行業格局。
辦公軟件市場規模也在持續增長。據智研咨詢發布的《中國辦公軟件行業投資潛力分析及發展前景展望報告》顯示，2022 年我國辦公軟件市場規模達 401.55 億元，較 2021 年增長 12.18%。細分品類來看，協同辦公軟件占比持續走高，2022 年我國協同辦公軟件規模達達 217.28 億元，占比總營收約 54.1%。
可以預見，在 AIGC 技術的推動下，辦公軟件將朝著更加智能化、個性化、協同化的方向發展，為用戶帶來更高效、便捷的辦公體驗。
二、WPS 365：辦公新質生產力平臺
（一）功能亮點
WPS 365 作為辦公新質生產力平臺，展現出強大的功能。升級版的 WPS Office 集成了金山文檔，用戶可直接在 WPS 內新建文檔并發起多人在線協作，實現本地與協作文檔、多人與獨自編輯模式的無縫切換。WPS AI 企業版聚焦為客戶打造企業大腦，由 AI Hub、AI Docs、Copilot Pro 三個部分組成。AI Hub 集成國內主流大模型的 AI 能力，如 MiniMax、智譜 AI、文心一言、商湯日日新、通義千問等，實現基礎 AI 服務開箱即用，降低使用門檻。AI Docs 可將傳統云文檔庫升級為智能文檔庫，保障信息安全。Copilot Pro 能幫助運營人員用自然語言驅動 BI 產品分析數據，調用 WPS 365 API 和企業自有 API。WPS 協作功能包含即時通訊、會議、郵箱、日歷、云盤等，團隊成員溝通協作更高效，同時具有信創優勢。
（二）企業應用實例
連城集團作為光伏領域的領軍企業，在引入 WPS 365 后實現了效率的飛躍。構建一體化辦公平臺，解決了過去辦公軟件不統一、文檔散落的問題。員工無論身處何地，都可通過電腦、網頁或手機輕松訪問統一門戶平臺，新員工也能快速上手，減少了日常辦公溝通的時間成本，提升了組織效率。在數據填報方面，WPS 365 的云文檔功能讓員工掃描二維碼即可線上填寫數據，實時更新同步，多維表格還支持自動生成數據看板，為決策提供有力支持。在客服管理方面，一線客服通過手機隨時隨地填寫表單，WPS 多維表格實現從表單收集到問題統計的閉環管理，提升了跨部門協作效率和質量。此外，WPS 365 通過加密措施保障企業重要數據信息安全。
（三）合作與發展
金山辦公與商湯科技達成商業合作，商湯“日日新”大模型憑借卓越的代碼生成及工具調用能力助力 WPS 365。在當下數字時代，數理科學能力是大模型商業化的重要價值體現，商湯“日日新”大模型的理科能力超越 GPT - 4，在代碼生成、數據分析、數理計算、邏輯推理等細分領域優勢顯著?；谏虦叭杖招隆毖由斐龅拇a模型能力微調，WPS 365 實現了場景優化和能力增強，為用戶多元且碎片化的辦公需求提供新質生產力。商湯大模型強大的代碼能力與金山辦公完整解決方案結合，助力政企客戶構建“企業大腦”，提升用戶辦公效率和企業競爭力。隨著 AI 2.0 時代的來臨，商湯科技將持續降低大模型技術的開發和應用門檻，推動技術創新，為辦公軟件從“效率工具”到“生產工具”的變革加速，極大提升企業工作效率。
三、辦公軟件助力企業降
（一）飛書多維表格
飛書多維表格以其獨特的功能，為企業實現降本增效發揮了重要作用。以蔚來為例，在全國落地 1000 + 換電站的計劃中，飛書多維表格發揮了關鍵作用。它可以幫助蔚來設定與追蹤目標、管控建設節奏、動態匹配資源與人效，還能管控單項目風險。對于涉及全國 48 個區域、百余名工程人員和服務商管理的換電站建設項目，以往需要幾萬張表格、耗時十幾天才能完成的工作，通過多維表格就能輕松掌握?？偛靠梢詫⒛甓饶繕朔纸獾絽^域，精確到月度，細化到簽約進場、充電上線等各項子目標，通過 datawind 看板的建立，能實時看到當前進展與年度目標的偏離情況，同時還能動態看到未來 30 天新建高峰期的換電站數量，匹配服務商、工程師資源，對資源過載的區域及時作跨區的資源調配。
影石創新作為消費電子行業的翹楚，通過飛書多維表格的自動化提醒，替代了人工搜集各渠道消費者反饋的時間成本，每年減少的時間成本累計約 480 萬元，人工成本 360 萬元；物業公司嘉信立恒實現了全國性質客戶服務的飛書管理，通過飛書小程序實現了巡檢、工單、數據收集等各流程的閉環，并實現了實時的數據分析。飛書幫助嘉信立恒節約了 25760 工作工時，節省用工成本至少 200 萬元。
（二）其他工具和技術
數據分析工具能夠幫助企業更好地理解和利用數據，實現降本增效。例如，像 Tableau、Power BI 等數據可視化工具可以將數據直觀地展現出來，幫助企業快速發現數據之間的關聯和趨勢，從而做出更準確的決策。另外，像 Python、R 這樣的編程語言也提供了豐富的數據分析庫，可以用來進行更深入的數據挖掘和分析。
云計算服務可以幫助企業降低傳統 IT 基礎設施的投資和維護成本。通過使用云計算服務，企業可以根據需求靈活調整資源，并且只需支付實際使用的費用，避免了大量的固定成本。像 Amazon Web Services (AWS)、Microsoft Azure、Google Cloud Platform 等云服務提供商提供了豐富的計算、存儲和網絡資源，可以滿足企業各種需求。
自動化工具可以幫助企業簡化重復性工作流程，提高工作效率。例如，像 Zapier、IFTTT 這樣的自動化平臺可以將不同的應用程序和服務連接起來，實現數據的自動傳輸和處理。另外，像 UiPath、Automation Anywhere 這樣的機器人流程自動化（RPA）工具可以模擬人類操作，執行各種辦公任務，從而減少人力成本。
（三）ERP 軟件
ERP 軟件如順景軟件通過多種方式幫助企業實現降本增效。在優化企業資源管理流程方面，ERP 軟件通過整合信息，打破信息孤島，集成企業各部門的信息，如人力資源、生產、財務等，建立起一個全面的信息平臺，實現數據實時共享，減少信息孤島現象，提升整體運營效率。同時，ERP 軟件通過制定標準化的管理流程，規范業務操作，減少人為錯誤和冗余工作，提升工作效率，降低運營成本。
在自動化處理與減少人力成本方面，ERP 軟件能夠自動化處理大量日常事務，如自動結算、庫存管理、考勤管理等，從而降低人力成本。這些自動化流程不僅提高了工作效率，還減少了人為錯誤的風險。此外，通過 ERP 軟件，企業可以更加精確地分配人力資源，提高員工的工作效率和滿意度，進一步降低人力成本。
在精準數據分析與決策支持方面，ERP 軟件提供強大的數據分析功能，能夠追蹤企業的各項關鍵業務指標（KPI）并生成報告。這些報告有助于企業做出更明智的決策，及時調整經營策略，減少無效投入。ERP 軟件內置的 BI 和大數據分析工具，能夠幫助企業進行深入的數據挖掘，揭示隱藏的業務模式和市場趨勢，為企業的戰略決策提供科學依據。
在優化供應鏈管理方面，ERP 軟件能夠實現與供應商、客戶之間的實時信息交換，提升供應鏈的透明度。這有助于企業快速響應市場需求變化，減少庫存積壓和缺貨損失。通過 ERP 軟件集成企業不同部門的采購活動，可以降低購買重復商品的概率，優化采購流程，降低采購成本。
在持續改進與創新方面，ERP 軟件允許用戶根據業務需求自定義報表和工作流，以適應不斷變化的市場環境。這種靈活性有助于企業持續改進和優化管理流程。通過 ERP 軟件的升級和擴展能力，企業可以無縫引入新的管理理念和技術，如云計算、物聯網等，推動數字化轉型，提高競爭力。
四、企業對辦公軟件的新要求
（一）協同辦公與 AIGC
AIGC 技術為協同辦公帶來了深刻的影響和全新的想象空間。隨著大語言模型的普及和 AIGC 技術的發展，辦公場景中的協同辦公軟件正經歷著重大變革。
首先，AIGC 極大地提升了協同辦公的效率。例如，在文檔協作方面，AIGC 可以根據用戶的指令快速生成文檔初稿，團隊成員可以在此基礎上進行協同編輯和修改，大大縮短了文檔創作的時間。在會議場景中，AIGC 能夠自動生成會議記錄和總結，方便參會人員回顧和跟進會議內容。
其次，AIGC 豐富了協同辦公的功能。它不僅可以實現文本的生成和編輯，還能為圖像、視頻等多媒體內容的創作提供支持。例如，在團隊進行項目匯報時，AIGC 可以自動生成精美的 PPT，包含豐富的圖表和動畫效果，提升匯報的質量和效果。
再者，AIGC 促進了協同辦公的智能化。通過自然語言理解能力，AIGC 可以更好地理解用戶的需求，提供更加個性化的服務。例如，當用戶提出特定的任務要求時，AIGC 能夠自動分配任務給合適的團隊成員，并提醒他們按時完成。
此外，AIGC 還為協同辦公帶來了更多的創新機會。它可以激發團隊成員的創意，幫助他們在工作中提出新的想法和解決方案。例如，在頭腦風暴會議中，AIGC 可以根據團隊成員的輸入生成各種創意點子，為討論提供更多的素材。
（二）競爭格局變化
AIGC 技術的出現對辦公軟件行業的競爭格局產生了巨大的沖擊。
一方面，行業競爭格局加劇。國內辦公廠商目前主要分為三類：以 WPS、釘釘、飛書這類規模較大的企業為主；藍凌、泛微等辦公軟件自研廠商；垂直場景應用型廠商。而數據量越大、場景越多、對業務理解越深的廠商在 AIGC 時代更容易借助 AI 的能力快速發展。例如，微軟憑借其在辦公軟件領域的深厚積累和強大的技術實力，通過將 GPT-4 接入 Office 全家桶，迅速在 AIGC 辦公領域占據領先地位。金山辦公也不甘示弱，推出 WPS AI，積極布局 AIGC 辦公場景。釘釘和飛書也在不斷加大對 AIGC 技術的投入，提升自身的競爭力。
另一方面，AIGC 技術推動了辦公軟件行業的創新和變革。各廠商紛紛加大研發投入，推出具有 AIGC 功能的辦公軟件產品，以滿足用戶不斷變化的需求。這也促使廠商之間在技術創新、用戶體驗、服務質量等方面展開更加激烈的競爭。例如，在文檔生成和編輯功能方面，各廠商都在努力提升 AIGC 的準確性和效率，為用戶提供更好的服務。同時，廠商們也在不斷探索新的應用場景和商業模式，以在競爭中脫穎而出。
AIGC 技術的發展為辦公軟件行業帶來了新的機遇和挑戰，也將重塑辦公軟件行業的競爭格局。
五、熟練掌握辦公軟件的內涵
（一）基本技能
熟練掌握辦公軟件首先意味著對 Microsoft Office 套件的熟練使用。Word 作為常用的文字處理軟件，用戶應能夠熟練進行文本排版、編輯表格、錄入數據以及運用函數公式等操作。例如，通過設置后續樣式，可以在不同的文本格式之間快速切換，提高文檔編輯效率。還可以利用自動更正功能，自動修改經常打錯的單詞，方便快捷。在 Excel 中，要掌握數據的錄入、計算和分析。比如使用各種內置函數如 SUM、AVERAGE、MAX、MIN 等進行求和、平均值、最大值、最小值等操作。同時，掌握數據排序和篩選功能，能夠根據特定的列或條件對數據進行整理和分析。PowerPoint 則主要用于制作演示文稿，用戶需要熟悉如何選擇適當的圖表類型，如柱狀圖、折線圖、餅圖、散點圖等，將數據轉化為直觀且易于理解的圖形展示，并能自定義圖表的樣式、顏色、標題等，使演示文稿更具吸引力和專業性。
（二）數據管理與分析
掌握數據管理與分析工具在辦公中至關重要。大數據分析是信息技術領域的一場革命，企業對數據分析的使用逐年增加。數據分析會涉及使用先進的技術和工具來分析從不同大小及不同來源獲得的數據。像 Excel 就是數據分析的強大工具，它提供了豐富的功能和工具，使用戶能夠輕松地輸入、處理、分析和可視化數據。例如，通過條件格式化可以根據特定的條件設置單元格的格式，更直觀地顯示數據的特點和趨勢。數據透視表功能可以對大量數據進行匯總和分析，通過拖拽字段到透視表的行、列和值區域，快速生成匯總表格，并進行數據分組、計算和篩選等操作。此外，還有專門的數據分析工具，如 Apache Hadoop、Hive、Storm、Cassandra、億信 BI 等，這些工具可以幫助企業捕獲和存儲非結構化的實時數據，并進行分析，為企業提供有價值的信息，以便做出更好的業務決策，提高利潤。
（三）項目管理與協作工具
項目管理和協作工具在辦公中發揮著重要作用。例如，辦公 OA 軟件作為一種集成辦公自動化功能的軟件，可以幫助企業實現文檔管理、流程審批、協同辦公、日程安排等功能，提高工作效率和信息共享，減少重復勞動和溝通成本。在協同辦公環境中，強化溝通與協調是確保項目順利進行的關鍵。定期的團隊會議、項目進度的共享、有效的信息流通機制都是保障協調工作順利進行的重要手段。利用現代項目管理工具可以提升協同辦公的效率，這些工具提供了任務分配、進度跟蹤、文檔共享和溝通渠道等功能，有助于團隊成員更有效地協作和管理項目進度。像 PingCode 和 Worktile 都提供了強大的協作功能和資源管理模塊，提高團隊協作效率，優化資源分配，確保項目按時完成。項目管理工具還可以提供實時監控和預警功能，及時發現和應對項目的各種風險，確保項目的順利進行。同時，增強項目的可控性，通過制定詳細的項目計劃和進度表，實時跟蹤和控制項目的進展情況。